ワンランク上のメールの使い方

メール本文における作法マナーについては今更なので、割愛します。ここでは社内におけるメールの効果的な使い方について述べたいと思います。

・CC.BCCの効果的な使い方と注意点

仕事によって、他部署の担当者とのやりとりの中で相手にお願い事を依頼するケースが多々出てくると思います。

例えば、納期を短縮してほしい。その部署でしか持っていない情報を収集してほしい。などなど、分業制が進んでいる会社ほどそのような場面は多く出てきます。

そのお願いに対するレスポンスをキッチリと満足いく内容で回答してくれた場合、お礼メールを返信すると思います。普通ですと、あなた→担当者へのみにお礼メールを送るところを

ＣＣ．で相手の直属上司へも送ってみましょう。

そうすることによって担当者への謝意だけでなく、自分のために骨を折ってくれた担当者の株が上げります。

ただし注意点は、担当者の権限で采配できることの場合だけ。場合によっては上司に相談もせず、担当者の独断で行ったと思われる場合は逆効果になってしまう事もあるのです。

今度は逆に他部署から、あなたへのお願いが来た場合は速やかに対応しましょう。（多少待ってもらえる社外の客先対応は後回しにするくらいの意気込みで対応する）

それによって次回、こちらからの協力要請に対しても迅速に対応してもらえるという

ペイフォワードのループを構築するよう意識していきましょう。

また重要な事案は、メール+電話連絡（電話はメール送信の直前か直後、相手の性格によって使い分ける）

お願いメールは短文で、お礼メールは長文でも可です。

長文メールというのは、相手に余分な時間を奪う行為。

逆に自分がおくられてきて、文章がつらつらと、文字ギッシリで最初から読む気がしなくなる時はありませんか？

お礼メールは、受け取った側も、気分を良くして読めるので多少長くなっても読んでくれますし、こちらの感謝の気持ちが充分伝わるのでいいでしょう。

こちらが短すぎると、あまり感謝の気持ちは伝わらない可能性もあったりします。

次回は、社内飲み会の幹事は積極手に引き受けよう！の内容で

書いてみたいと思います。

ここまでお読みいただき誠にありがとうございました！